Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Henkilötietolain (10 ja 24 §) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterin nimi
Suomen Tuotannonohjausyhdistys ry:n jäsen-, tapahtumailmoittautumis- sekä yritysyhteistyörekisteri
Rekisterinpitäjä ja rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Suomen Tuotannonohjausyhdistys ry, Y-tunnus 0971215-1
Tähdenlennontie 63, 02240 Espoo
Yhdistyksen sihteeri Raila Luhtala
puhelin: +358 50 555 3978
sähköposti: toimisto@sto-ry.com
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen yhteydenpito jäseniinsä, yhdistyksen tapahtumista tiedottaminen jäsenkunnalle sekä jäsensuhteen ylläpidon vaatimat toimet. Lisäksi rekisterin avulla pidetään yhteyttä yhdistyksen järjestämiin avoimiin tapahtumiin ilmoittautuneisiin sekä yhteistyöyritysten yhteyshenkilöihin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat muun muassa henkilön nimi, asema, työnantaja, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite), laskutustiedot sekä muut jäsensuhteeseen ja tarjottuihin palveluihin liittyvät tiedot, joita on kysytty jäsenhakemuksen tai tapahtumailmoittautumisen lähettämisvaiheessa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä, ilmoittautujilta sekä yritysyhteyshenkilöiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä jäsenhakemuksista, sähköpostitse, puhelimitse, jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö tietoisesti luovuttaa tietojaan yhdistyksen käyttöön.
Tietojen luovutukset, julkistaminen ja siirtäminen
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille pois lukien jäsentapahtumiin ja seminaareihin ilmoittautuneiden osallistujalistojen luovuttaminen tilaisuuksien järjestäjille, osallistujille, puhujille tai yhteistyökumppaneille. Tietoja luovutetaan myös Suomen viranomaisten niin edellyttäessä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin jäsen on antanut kirjallisen suostumuksensa.
Tietoja voidaan siirtää, mutta ei luovuttaa, rekisterinpitäjän toimesta sellaisille toimijoille Suomessa ja ulkomailla, jotka tarvitsevat tietoja palvelunsa toteuttamiseksi rekisterinpitäjälle. Tietoja siirrettäessä sovelletaan minimointiperiaatetta eli vain tarpeelliset tiedot palvelun toteuttamiseksi siirretään. Tietoja voidaan siirtää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvaltoihin, tilanteessa, jossa yhdistyksen käyttämä palvelu sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
Rekisterin suojauksen perusteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisilla salasanoilla ja muilla teknisillä ratkaisuilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
Tarkastusoikeus, pyyntö tietojen korjaamisesta tai poistamisesta
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja pyytää tietojen korjaamista tai täydentämistä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Pyytäjän tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan pyytäjälle viipymättä, mutta kuitenkin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tietoja poistetaan rekisteröidyn kirjallisesta pyynnöstä.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tietojensa käyttöä yhdistyksen viestinnässä. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle, joka voi tarvittaessa vaatia pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla. STO ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään, kunnes STO ry lopettaa toimintansa.
- Yhdistyksen avointen tapahtumien osallistujien sekä yritysyhteistyöhön liittyvien henkilöiden tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
- Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Rekisterin pakolliset tiedot
- STO ry:n jäsenten osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot sekä yhdistyksen toiminnan toteuttamisen edellyttämät tiedot (nimi, yhteystiedot, laskutustiedot).
- STO ry:n yhteistyökumppanien osalta yritysten ja yhteyshenkilöiden perus- ja yhteystiedot.
- STO ry:n tapahtumiin osallistuvien osalta perus- ja yhteystietojen lisäksi ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (rekisteröidyn elintärkeä etu).
- Muut tapahtumien järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä).
Seuraus, mikäli tietoja ei luovuteta
STO ry:n jäseneksi ei voida henkilöä hyväksyä ilman pakollisten tietojen luovuttamista. STO ry:n yritysyhteistyökumppaniksi ei voida valita ilman yhteyshenkilöiden pakollisten henkilötietojen luovuttamista. Tapahtumaosallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@sto-ry.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen Tuotannonohjausyhdistys ry
Raila Luhtala
Tähdenlennontie 63
02240 Espoo
puh. +358 50 5553978
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä seloste on viimeksi päivitetty 19.10.2023.
